Opetushallituksen pääjohtaja Olli-Pekka Heinonen kirjoitti pidetyn ja hauskan kolumnin kokouksista Länsi-Suomen verkkosivuille 15.4.2017 https://ls24.fi/artikkelit/tyoelaman-vaiettu-salaisuus. Kirjoituksessa hän kaipaili Suomeen kokousasiantuntijaa, -mestaria tai kokoushallinnan muotoilijaa. Itse en koe sellainen olevani mutta näkemys minulla kokousten läpiviemiseen kyllä on.

Suomen yleinen kokouskeskustelu hämmentää minua osittain negatiivisuudellaan. Todella moni sanoo että kokoukset ovat usein puuduttavia. Useimmat meistä ovat sitä mieltä että kokouksiin liittyviä asioita voi kehittää mutta kehittämisideoita ei paljoakaan tule. Monet kokoukset keskittyvät kehittämisen tai päätösten sijaan raporttien läpikäymiseen. Oma kokemukseni (pettymysteni summa) on oivalluttanut minulle toimivan kokouskäytännön joten kirjoitan siitä muutaman rivin. Tässä kirjoituksessa mainittujen steppien toteuttaminen mahdollistaa toimivan kokouskokemuksen.

Unohda vakioagendat. Jokainen kokous on yksilöllinen joten toimi sen mukaisesti

Vastuuhenkilö ja agenda

Joku henkilö on aina vastuussa kokouksen järjestämisestä tai kokoon kutsumisesta. Tämän henkilön tulee tiedostaa vastuunsa.

• Unohda vakioagendat. Jokainen kokous on yksilöllinen joten toimi sen mukaisesti.
• Tee agenda, kun tiedät,
  • miksi kokous pidetään
  • mikä on kokouksen tavoite
  • mikä on kokouksen tavoiteltava lopputulos
• Agendaan vain kysymyksiä. Kysymykset innostavat, valmiit vastaukset ja vakioagendat lannistavat. Kysymykset pakottavat osallistujat miettimään, oivaltamaan ja näkemään asioita ehkä uusin silmin. Hyvä kysymys antaa ajatuksille suuntaa.
• Kokouksen vastuuhenkilölle agendan tekeminen kysymyksinä on myös hyvä ajatusten kirkastaja. Kysymyksiä miettiessä vastuuhenkilön on pakko miettiä, mitkä ovat ne tärkeimmät kysymykset joihin kokouksessa tulee löytää vastaus.
• Kirjaa agendan juoksutukseen, kuka tai ketkä alustavat, esittelevät tai kiteyttävät kyseisen kohdan agendassa. Tässä esimerkkikohta agendaan:

• Kunnioita muita kokoukseen osallistujia ja lähetä kokouksen agenda heille viimeistään edellisenä päivänä. Näin kokoukseen osallistujat saavat tiedon kokouksessa käsiteltävistä asioista ajoissa. Samalla he pystyvät tarvittaessa valmistautumaan omaan osuuteensa kokouksessa. Muista, että agenda ja kutsu kuuluvat kokoukseen ja ovat siten myös osa  kokouksen kulkua.

Kokouksessa (jonkun pitää näyttää esimerkkiä)

• Aloita kokous sillä kellon lyömällä mikä agendassa on. Se kertoo ryhdistä ja tiedän että sitä arvostetaan.
• Kokouksen vetäjän oikeus, velvollisuus ja vastuu on määritellä kokouksen toimintatapa ja säännöt. Vetäjällä on siis kaikki pelimerkit kieltää kännykät, tietokoneet ja muut härpäkkeet jos hän niin haluaa.

Pysy konkreettisissa, etukäteen harkituissa kysymyksissä ja hae niihin vastaukset.

• Anna agendan tehdä työ puolestasi. Kun agenda perustuu hyvin harkittuihin kysymyksiin niin kysymykset toimivat kokouksen ohjaajana. Pysy konkreettisissa, etukäteen harkituissa kysymyksissä ja hae niihin vastaukset.
• Kysymyksissä pysyminen on kokouksen lopputuloksen kannalta ehkä tärkeintä. Kokouksen vastuuhenkilön tulee tietää, milloin hänen laatimaansa kysymykseen on vastattu. Ihmisillä on tapana välttää vaikea kysymys ja vastata ensin nk. helpompaan kysymykseen vaikka sitä ei ole kysytty.        

• Kirjaa kaikki kokouksen päätökset, mikä on päätösten deadline ja kuka siitä on vastuussa. Kirjausdokumentti on hyvä antaa kaikkien kokouksen osallistujien tietoon.

Nämä ohjeet eivät tee kokouksistasi yhtään ryhdikkäämpiä mutta niiden noudattaminen ja toteuttaminen tekee. Onnistunut kokouskin vaatii johtajuutta ja esimerkin näyttämistä. Kysymyksiin perustuva harkittu ja mietitty agenda ovatkin hyviä välineitä esimerkin ja johtajuuden näyttämiseen.

Jos kaipaat apua kokouskäytäntöjenne valmennuksessa niin ota yhteyttä. Mikko Tanner 040-7708490 tai mikko.tanner@anwot.fi